Déclencheurs et conditions
Mode de fonctionnement des automatismes
Un automatisme est une série d’instructions que GOPAAS exécute automatiquement lorsque survient un événement particulier. Pour créer un automatisme il faut définir un déclencheur, le nombre de conditions et d’actions consécutives sont illimitées.
Déclencheur
Evénement à partir duquel l’automatisme exécute son action. Enregistrer une fiche ou Timer.
Action
Un automatisme, une fois activé, peut accomplir un nombre illimité d’opérations consécutives : par exemple éditer une fiche ou envoyer un courrier électronique. Ces opérations s’appellent des actions. Les automatismes les plus simples se composent d’un déclencheur et d’une action unique. Voici quelques exemples d’automatismes simples :
- A la création d’une fiche, un mail est envoyé pour avertir un responsable.
- A la création d’une facture ou un devis une fiche historique est créé automatiquement.
Condition
Les Conditions permettent de préciser davantage les circonstances dans lesquelles vos automatismes s'exécutent. Lorsqu’un déclencheur active un automatisme, l’action ou les actions ne seront exécutées que si les conditions, dans la mesure où elles existent, sont satisfaites. Les conditions vous permettent de limiter l’exécution selon vos besoins.
Les automatismes soumis à des conditions sont un peu plus complexes, mais ils offrent plus de souplesse. A titre d’exemple :
- Un automatisme qui se déclenche une fois par jour à 9 heures du matin et vous envoie un rappel par email pour les actions non traitées. La condition vérifie s’il y a des actions avec le statut « Pas commencée ». S’il n’y en a pas, l’automatisme ne s’exécute pas.
- Un automatisme qui se déclenche à chaque ajout d’une note de frais et créé une action si les dépenses totales de la semaine dépassent un certain montant. La condition vérifie le montant total des dépenses de la semaine.
Transmission des données aux actions
Certaines actions, comme "Modifier fiche" utilisent des données qui leur sont transmises par le déclencheur ou les conditions et que l’on appelle les valeurs issues du déclencheur ou de la condition.
Voici un exemple de tels automatismes :
- Un automatisme qui se déclenche lorsque vous sauvegardez une tâche qui n'a été confiée à aucun Collaborateur. L’automatisme modifie la fiche et vous assigne la tâche. Les données sont donc fournies par le déclencheur (la tâche) à l’action qui peut ainsi agir sur elles.